Een gastvrije ontvangst: zó laat je een blijvende indruk achter!

Je krijgt nooit een tweede kans voor een eerste indruk. Of het nu gaat om klanten, leveranciers of nieuwe collega's: de manier waarop je mensen ontvangt, bepaalt hoe ze jouw organisatie ervaren. Een warm welkom zorgt voor een positieve start en draagt bij aan een professionele uitstraling. Maar hoe zorg je ervoor dat jouw ontvangst gastvrij, professioneel en effectief is? Wij vertellen het je!

Kom alles te weten over een gastvrije ontvangst:

• Waarom is een goede ontvangst zo belangrijk?
• De do's en don'ts voor een gastvrije ontvangst
• Zo richt je een gastvrije ontvangstruimte in
• Belangrijke functies voor een goede ontvangst
• Veelgestelde vragen

Waarom is een goede ontvangst zo belangrijk?

De ontvangst is hét visitekaartje van je bedrijf. Sterker nog, voor veel mensen bepaalt het hoe ze jouw organisatie ervaren. Daarom is het belangrijk dat de ontvangst past bij jouw merk.

Ben je een hippe start-up? Dan wil je waarschijnlijk een relaxte sfeer met een speelse ruimte en een barista die de beste cappuccino’s maakt. Werk je juist in de financiële dienstverlening? Dan straalt een stijlvolle lobby met een receptionist(e) meer professionaliteit uit. Wat je stijl ook is, de kracht van een sterke ontvangst is dat je gasten zich welkom en op hun gemak voelen.

De do's en don'ts voor een gastvrije ontvangst

✅ Do's

• Investeer in een proactief ontvangstteam
  Een receptionist of gastvrouw/gastheer is verantwoordelijk voor een onvergetelijke eerste indruk. Het is dus belangrijk dat ze getraind zijn om gasten op het juiste moment te begroepen en op een vriendelijke manier te helpen. 
• Geef het een persoonlijke touch
  Een gast die bijvoorbeeld met diens naam wordt aangesproken, voelt zich direct gezien. Geef je personeel mee om bezoekers op een persoonlijke manier te ontvangen en oprechte interesse te tonen.
• Maak het efficiënt en georganiseerd
  Een duidelijke route, een overzichtelijk aanmeldproces en een opgeruimde ontvangstruimte zorgen ervoor dat bezoekers zich direct welkom voelen en weten waar ze aan toe zijn. 

❌ Don’ts

• Onnodig lang wachten
  Niemand vindt het prettig om zonder informatie te wachten. Loopt een afspraak uit? Laat je receptionist(e) de bezoeker direct op de hoogte brengen.
• Bezoekers laten ronddwalen
  Een gast die zoekend rondloopt, voelt zich verloren. Train je team om alert te zijn en bezoekers actief te begeleiden naar de juiste plek.
• Een rommelige of kille ontvangstruimte
  De uitstraling van je entree zegt veel over je bedrijf of organisatie. Zorg voor een opgeruimde, sfeervolle plek die professionaliteit en gastvrijheid uitstraalt.

Zo richt je een gastvrije ontvangstruimte in

De ontvangstruimte is het visitekaartje van je bedrijf. Zodra een bezoeker binnenstapt, vormt diegene meteen een eerste indruk van je bedrijf. Die wil je natuurlijk positief maken! Een gastvrije ontvangstruimte sluit aan bij je merk en voelt warm en uitnodigend aan. Sfeer, verlichting en geur spelen hierbij een belangrijke rol.

Naast uitstraling is ook comfort belangrijk! Zorg dus voor voldoende zitplekken, een garderobe en een plek waar gasten rustig kunnen werken terwijl ze wachten. Een kopje koffie, thee of water maakt het wachten aangenamer, net als een actuele krant of tijdschrift. Duidelijke bewegwijzering voorkomt verwarring en voorkomt dat je gast zich verloren voelt. 

Belangrijke functies voor een goede ontvangst

Een gastvrije ontvangst draait niet alleen om een spetterende ontvangstruimte, maar vooral om de mensen die er werken. Zij zijn het eerste aanspreekpunt voor bezoekers en bepalen de eerste indruk van jouw bedrijf. Hieronder vind je de belangrijkste functies voor een warm en professioneel welkom:

• Gastheer/gastvrouw : ook wel host(ess) genoemd. Zorgt voor een warm welkom, begeleidt bezoekers en creëert een gastvrije sfeer vanaf het eerste moment.
• Receptionist: het centrale aanspreekpunt bij binnenkomst. Verwelkomt bezoekers, beheert de receptie, plant afspraken en beantwoordt vragen – zowel in persoon als digitaal.

Veelgestelde vragen over een gastvrije ontvangst

• Waarom is een goede ontvangst zo belangrijk?

  De ontvangst is het eerste contactmoment met je bedrijf en bepaalt direct de eerste indruk. Een gastvrije ontvangst zorgt voor een positieve beleving, verhoogt klanttevredenheid en versterkt je imago.

• Welke functies zijn essentieel voor een gastvrije ontvangst?

  Belangrijke rollen zijn onder andere een gastheer/gastvrouw, receptionist(e) en hospitality medewerkers. Zij verwelkomen bezoekers, bieden hulp en zorgen ervoor dat alles soepel verloopt.

• Hoe kan ik de ontvangst in mijn bedrijf verbeteren?

  Zorg voor een warme en professionele ontvangst door de juiste mensen in te zetten, een duidelijke ontvangstprocedure te hebben en te letten op details zoals sfeer, comfort en persoonlijke aandacht.

• Kan ik via Tempo-Team personeel vinden voor mijn ontvangstruimte?

  Zeker! Wij helpen je met het werven en selecteren van gastvrije toppers die perfect passen bij jouw organisatie, tijdelijk én vast!