Verzuimbeleid opstellen: 6 belangrijke stappen

Een verzuimbeleid laat glashelder zien hoe jouw bedrijf met verzuim omgaat. Lekker duidelijk voor je medewerkers én mega belangrijk om ziekmeldingen goed te regelen. Wil je weten waar een sterk verzuimplan uit moet bestaan? Lees snel verder! 👇

Met een helder verzuimbeleid weet iedereen precies waar ze aan toe zijn. Onmisbaar voor een gezonde en fijne werkomgeving! Wil je meer inzichten en tips ontvangen? Download de nieuwsbrief en we houden je op de hoogte!  

Download de nieuwsbrief

Alles over het belang van goed verzuimbeleid:

• Wat is een verzuimbeleid? 
• Verschil verzuimbeleid en verzuimprotocol
• Verzuimbeleid: 6 belangrijke onderdelen 
• Voorbeeld verzuimprotocol
• Veelgestelde vragen

Wat is een verzuimbeleid?

Een verzuimbeleid is een helder stappenplan waarin je precies beschrijft hoe je omgaat met ziekteverzuim. Van het melden van ziek zijn tot begeleiding en re-integratie: alles staat erin. Dit zorgt voor duidelijke afspraken én maakt het overzichtelijk voor zowel werkgever als werknemer.

Verschil verzuimbeleid en verzuimprotocol

Wat is het verschil tussen een verzuimbeleid en een verzuimprotocol? Simpel! Een verzuimbeleid is lekker breed. Hierin leg je niet alleen vast wat je doet bij ziekte, maar ook hoe je je team fit en gezond houdt. Een verzuimprotocol gaat meer over de praktische kant: duidelijke afspraken over bijvoorbeeld ziekmelden vóór 9 uur ‘s ochtends. Makkelijk toch? 💪

Verzuimbeleid: 6 belangrijke onderdelen

Als je werknemer uitvalt is het handig (en heel professioneel) dat je als werkgever ondersteuning biedt. Sterker nog: het is verplicht! Hieronder lees je welke onderdelen belangrijk zijn voor je verzuimbeleid.

Belangrijke onderdelen voor in je verzuimbeleid:
1. Verzuim voorkomen
2. Ziekteverzuimprotocol/verzuimregels
3. Verzuimtraining
4. Verzuimregistratie
5. Begeleiding bij re-integratie
6. Wat te doen bij conflicten

1. Verzuim voorkomen 

Voorkomen is beter dan genezen! Door gezonde werkomstandigheden (zoals een goed ingerichte werkplek), een goede werk-privébalans en ja daar is ‘ie weer: werkplezier kan je verzuim binnen de perken houden. 

Tip van Flip: alles wat je aandacht geeft groeit! 🌱 Ook wanneer het gaat om je personeel. Nu weten wij ook dat dat heel veel tijd kost. Maar geen zorgen, onze dienst Performance Coaching schiet te hulp.

Door jouw talent persoonlijke begeleiding te geven, stijgt het werkplezier, groeit de productiviteit, wordt iedereen meer betrokken én houd je verzuim buiten de deur. Hoe mooi is dat?!

2. Ziekteverzuimprotocol / verzuimregels 

Met een duidelijk ziekteverzuimprotocol voorkom je onduidelijkheid. Hierin staat precies hoe werknemers zich ziekmelden, welke stappen zij volgen om verlof aan te vragen en de communicatie met hr. 

Psst... hulp nodig bij het opstellen van een ziekteverzuimprotocol? Check dit voorbeeld voor een verzuimprotocol en ga direct aan de slag.

3. Verzuimtraining 

Door verzuimtrainingen train je jouw team hoe zij omgaan met ziekteverzuim binnen de organisatie. Het doel? Goede ondersteuning en focus op snel herstel. Een verzuimtraining kan bestaan uit: 

• Signalen herkennen van stress en burn-out;
• Juiste toepassing van ziekteverzuimbeleid;
• Stimuleren van een gezonde werkplek en werk-privébalans.

4. Verzuimregistratie

Het is belangrijk om het verzuim van je werknemers te registreren. Hierdoor kun je dit monitoren en analyseren. Soms zijn er patronen te herkennen waar je als werkgever alert op kunt zijn. Verzuimt een werknemer bijvoorbeeld opvallend veel op maandagen? Dan kan dit wijzen op een motivatieprobleem of werkdruk. 

5. Begeleiding bij re-integratie 

Na langdurig verzuim is goede begeleiding superbelangrijk om je werknemer weer succesvol te laten re-integreren. Denk aan plannen om werkuren geleidelijk op te bouwen, werkzaamheden zonder stress en deadlines, extra begeleiding en gesprekken met een arbeidspsycholoog. 

💡 Tip: begeleiding bij re-integratie werkt meestal het beste in samenwerking met een onpartijdige adviseur. Wil je dat je werknemer zo snel mogelijk weer aan de slag kan gaan? Zet dan in deze fase juist even een stapje terug! Maar blijf wel betrokken bij het proces. 

6. Wat te doen bij conflicten? 

Soms is de reden van verzuim een arbeidsconflict. Nu kun je natuurlijk niet elk conflict vooraf voorspellen, maar je kan wel vooraf afspreken wat je wil doen om het op te lossen. Je kan bemiddelingsgesprekken voeren, of een externe mediator inschakelen.

Een conflict is natuurlijk nooit leuk. Komen jullie er helaas echt niet meer uit? Denk dan na over een vaststellingsovereenkomst (VSO). In deze overeenkomst besluit jij samen met je werknemer het arbeidscontract te beëindigen. (Bron: FNV)

Voorbeeld verzuimprotocol

Dit onderstaand voorbeeld voor een verzuimprotocol is opgesteld op basis van:

• Wet verbetering poortwachter: de wettelijke verplichtingen voor werkgevers en werknemers bij ziekte en re-integratie.
• Privacywetgeving (AVG): voorschriften over het verwerken en beschermen van persoonlijke en medische gegevens.
• Adviezen van ArboNed en arbodiensten: praktische richtlijnen voor een efficiënte aanpak van ziekteverzuim.

Dit protocol dient als richtlijn en kan worden aangepast aan specifieke wensen en behoeften van jouw organisatie. We helpen en adviseren je hier natuurlijk graag bij! 

1. Ziekmelding 

• Hoe werkt het? Meld je ziek vóór 9:00 uur telefonisch bij je leidinggevende. Is die niet bereikbaar? Bel dan hr! Simpel zat.
• Wat geef je door?
  1. Je kunt niet werken.
  2. Hoe lang je denkt ziek te zijn.
  3. Wat we voor je kunnen doen (wij helpen graag!).
  4. Je (verpleeg)adres en telefoonnummer. Wijzigingen? Geef ze binnen 24 uur door.
  5. Of het een 'vangnetsituatie' is (bijv. zwangerschap of orgaandonatie).
  6. Of je misschien toch nog wat kunt doen, al is het maar een beetje.
  7. Of het door een ongeluk komt (bijv. veroorzaakt door iemand anders).

2. Bereikbaarheid tijdens ziekte

• Even bellen! Tijdens werkdagen ben je bereikbaar tussen 10:00 en 12:00 uur op het adres of telefoonnummer dat je hebt doorgegeven.
• Reisplannen? Wil je tijdens je ziekte reizen of ergens anders verblijven? Laat het ons even weten en overleg met je bedrijfsarts. Wij denken graag met je mee!

3. Arbeidsconflict

• Rust in de tent. Zit je met een conflict op werk? Je hoeft je niet meteen ziek te melden. Overleg met je leidinggevende over een ‘time-out’ (conflictbemiddeling).
• Ziek én conflict? Als je ook echt ziek bent, schakelen we meteen de bedrijfsarts in om alles helder te krijgen. Samen lossen we dit op!

4. Bezoek aan de bedrijfsarts

• Eerlijk is eerlijk: Als je langer dan 5 werkdagen ziek bent, nodigt de bedrijfsarts je uit. Gewoon gaan! Samen kijken we wat er mogelijk is.
• Zelf bellen? Dat mag ook. Bij het open spreekuur kun je zonder gedoe je vragen stellen. Niemand hoeft dit te weten (behalve jij en de bedrijfsarts).

5. Evaluatiemomenten

Zo pakken we het aan:

• Week 1: Even bijpraten met je leidinggevende.
• Week 6: Samen met de bedrijfsarts maken we een plan van aanpak.
• Maand 3: Hoe gaat het nu? Tijd voor een check-in!
• Maand 6: Plan aanpassen? Geen probleem, we helpen je verder.

6. Privacy en medische informatie

Jouw privacy = heilig. Medische gegevens blijven veilig bij de arbodienst. Wat we wel delen? Alleen wat écht nodig is voor jouw werk. Alles gaat in overleg!

7. Ziekmelding vanuit het buitenland

Regels zijn regels. Ook vanuit het buitenland meld je je ziek volgens de normale procedure. Een medische verklaring van een lokale arts is verplicht.
Wat moet erin staan? Aard en duur van je ziekte, plus of je wel of niet kunt reizen. Zo weten we precies hoe we je kunnen helpen.

8. Preventieve maatregelen verzuimbeleid

Liever voorkomen dan genezen! Daarom bieden we:

• Workshops tegen stress. Lekker relaxed.
• Een vitaliteitscoach. Want jij bent belangrijk!
• Gezondheidschecks. Even checken hoe fit je bent.

Dit is vrijblijvend! Deze preventieve maatregelen zijn er voor jou. Maak er gebruik van als je wilt, want jouw gezondheid is belangrijk! 😊

9. Sanctiebeleid

Houden we niet van, maar toch:

• Waarschuwing bij niet meewerken.
• Tijdelijk geen loon als afspraken genegeerd worden.
• Stopzetting van loon als je écht niet wilt meewerken (maar dat komt vast goed!).

Veelgestelde vragen

• Wat is een verzuimbeleid?

  Een verzuimbeleid is een helder stappenplan waarin je als werkgever precies uitlegt hoe je omgaat met ziekteverzuim. Van het moment dat een werknemer zich ziek meldt tot aan de begeleiding en re-integratie. Duidelijke afspraken zorgen ervoor dat iedereen weet waar ze aan toe zijn. Lekker overzichtelijk!

• Hoe stel ik een verzuimbeleid op?

  Een top verzuimbeleid? In 6 stappen stel jij een duidelijk en helder verzuimbeleid op. Zorg voor gezonde werkomstandigheden om verzuim te voorkomen. Stel een helder ziekteverzuimprotocol op, geef je team verzuimtrainingen en registreer verzuim om patronen te spotten. Begeleid medewerkers goed bij re-integratie en maak duidelijke afspraken over conflicthantering. Voilà: professioneel én effectief! 💪

• Wat is het verschil tussen een verzuimbeleid en een verzuimprotocol?

  Een verzuimbeleid gaat verder dan alleen ziekte. Het draait ook om het gezond en vitaal houden van je team. Een verzuimprotocol is juist lekker praktisch. Hierin staan afspraken zoals: ziekmelden? Dat doe je vóór 9 uur 's ochtends!

• Is een verzuimprotocol verplicht?

  Nee, een verzuimprotocol is niet verplicht volgens de wet. Maar het is wel ontzettend handig én verstandig om te hebben! Het helpt namelijk om duidelijkheid te scheppen voor zowel werkgevers als werknemers over wat er gebeurt bij ziekte. Bovendien zorgt een goed protocol ervoor dat je voldoet aan de verplichtingen vanuit de Wet verbetering poortwachter, zoals:

  • Het tijdig maken van een probleemanalyse.
  • Het opstellen van een plan van aanpak.
  • Regelmatig contact houden met de zieke werknemer.

  Met een verzuimprotocol voorkom je misverstanden en zorg je ervoor dat iedereen weet wat er van hen verwacht wordt. Het is dus geen verplichting, maar wel een slimme zet om ziekteverzuim efficiënt te managen. 💡

• En wat is dan een verzuimreglement?

  Een verzuimreglement is een document waarin de regels en procedures rondom ziekteverzuim binnen een organisatie zijn vastgelegd. Het reglement is bedoeld om helderheid te bieden over wat er van zowel de werknemer als de werkgever wordt verwacht bij ziekte of arbeidsongeschiktheid. In tegenstelling tot een verzuimbeleid of verzuimprotocol is een reglement juridisch ingestoken.