Management assistent

• Enschede
• € 2.434 - 3.831 per maand
• 32 uur, 4 dagen per week
• MBO
• Gemeente Enschede

Als afdelingssecretaresse/procesondersteuner ben jij de drijvende kracht achter onze afdeling. Jij zorgt ervoor dat alles soepel verloopt, van agenda- en mailboxbeheer tot het coördineren van vergaderingen en het beheren van belangrijke documentatie. Dankzij jouw gestructureerde en nauwkeurige aanpak houd je overzicht en ondersteun je het team op een efficiënte manier.

Wat krijg je ervoor terug? Een afwisselende functie binnen een professioneel en betrokken team, volop ruimte voor ontwikkeling én een goed salaris dat past bij jouw ervaring en kwaliteiten.

wie ben jij

Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk. Met jouw organisatorische talent houd je moeiteloos meerdere ballen in de lucht en weet je verschillende taken effectief te coördineren. Je bent proactief, flexibel en hebt oog voor detail, waardoor je altijd nauwkeurig te werk gaat.

• MBO+/HBO werk- en denkniveau
• Meerdere jaren ervaring als secretaresse/procesondersteuner of in een vergelijkbare rol
• Goede beheersing van Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Teams)

wat ga je doen

Als afdelingssecretaresse/procesondersteuner ben jij de spil van onze afdeling. Je biedt je onmisbare secretariële en administratieve ondersteuning en zorg je ervoor dat alles binnen de afdeling op rolletjes loopt. Je coördineert afdelingsactiviteiten, beheert documentatie en ondersteunt bij de organisatie van vergaderingen en evenementen. Daarnaast ben je het eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten.

• Agenda- en mailboxbeheer: Prioriteren en beheren van de agenda en mailbox van het afdelingshoofd, inclusief het plannen van (complexe) afspraken;
• Correspondentie: Registreren en verwerken van inkomende en uitgaande correspondentie;
• Vergaderingen: Coördineren, notuleren en bewaken van actiepunten;
• Contacten onderhouden: Fungeren als aanspreekpunt voor interne en externe contacten;
• Informatiestructuur: Onder aansturing van de informatiemanager bijdragen aan de communicatie en structurering en het beheer van werkmappen binnen de afdeling;
• Websitebeheer: Beheren van de website van het Makelpunt, een platform voor maatschappelijk vastgoed waar vraag en aanbod van ruimtes samenkomen.

waar ga je werken

Het Vastgoed & Facilitair Bedrijf Enschede (VFBE) is namens de gemeente Enschede eigenaar van al het gemeentelijk vastgoed. Wij beheren, verhuren, onderhouden en verkopen vastgoed. Daarnaast voeren we de wettelijke taak op onderwijshuisvesting uit en zijn we verantwoordelijk voor de facilitaire dienstverlening binnen de gemeentelijke organisatie.

Een van onze belangrijke doelstellingen is om in 2040 een volledig energieneutrale vastgoedportefeuille te hebben. Ook hierin speelt VFBE een grote rol.

Jouw team:
Binnen VFBE werken we samen met verschillende collega’s en afdelingen van de gemeente. We hechten veel waarde aan open communicatie, samenwerking en kennisdeling. Er is veel aandacht voor begeleiding, persoonlijke ontwikkeling en doorgroeimogelijkheden.

• Een fijne, informele werksfeer!

sollicitatie

Voel jij je aangesproken door deze vacature? Grijp je kans en solliciteer nu!