Medewerker secretariaat

• 's-Gravenhage
• € 2.700 - 3.831 per maand
• 32 - 36 uur, 4 - 5 dagen per week
• MBO
• gemeente Den Haag

Ben jij klantgericht en een teamplayer om samen het administratieve hart te vormen van een beleidsafdeling en de managers daarvan te ondersteunen?

Denk jij altijd een stap vooruit en houd je ervan om alles soepel te organiseren? Vind je het leuk om samen met een team van betrokken collega’s het administratieve en organisatorische hart te vormen van een beleidsafdeling? En ondersteun je managers graag met jouw proactieve en klantgerichte aanpak? Herken jij jezelf in woorden als betrokken, verantwoordelijk, flexibel en efficiënt? Dan zijn wij op zoek naar jou!

wie ben jij

We zoeken een energieke en initiatiefrijk persoon die graag samenwerkt en mensen verbindt. Je communiceert op een prettige en efficiënte manier met collega’s en het management, en bent je bewust van ambtelijke, politieke en bestuurlijke verhoudingen. Je gaat zorgvuldig om met gevoelige onderwerpen en bent organisatorisch sterk.

In deze rol is het belangrijk dat je snel kunt schakelen tussen verschillende onderwerpen, prioriteiten kunt stellen en kalm blijft in een dynamische omgeving. Complex agendabeheer is voor jou bekend terrein, en je pakt je taken proactief en zelfstandig op.

• MBO-4 werk- en denkniveau;
• Ervaring in een vergelijkbare functie, zoals domeinondersteuner,managementassistent of medewerker secretariaat;
• Ruime ervaring met Microsoft Office en digitaal werken, zoals SharePoint.

wat ga je doen

Als medewerker secretariaat ondersteun je de domeinmanagers en het team met allerlei praktische en administratieve taken. Hierbij werk je proactief en zorg je dat alles soepel verloopt.

Je bent primair gekoppeld aan de domeinmanagers, maar springt bij wanneer het druk is of collega’s afwezig zijn. Er is altijd veel te regelen, waardoor geen dag hetzelfde is. Samen zorgen we ervoor dat alles soepel verloopt, en we doen dat met een goede sfeer en een gezonde dosis humor!

Verder ben je verantwoordelijk voor:

• Agendabeheer: Je plant afspraken slim en efficiënt, denkt vooruit en houdt de agenda’s overzichtelijk.
• Organiseren van bijeenkomsten: Je regelt vergaderingen, gesprekken en borrels,i nclusief het reserveren van ruimtes en het maken van digitale links.
• Administratie: Je maakt notulen, plant personeelsgesprekken, verwerkt ziekmeldingen en regelt bestellingen.
• Nieuwe medewerkers ondersteunen: Je zorgt ervoor dat nieuwe collega’s een warme start hebben, met toegangspassen, toegang tot onze systemen en een welkomstpakket.
• Regelen van praktische zaken: Je denkt mee en organiseert bijvoorbeeld bloemen voor zieke collega’s en cadeautjes voor bijzondere gelegenheden.
• Aanspreekpunt zijn: Je bent het visitekaartje van de afdeling en helpt bezoekers en collega’s vriendelijk op weg.

waar ga je werken

De dienst Onderwijs, Cultuur en Welzijn (OCW) is een veelzijdige en dynamische dienst, stevig verankerd in alle onderdelen van de Haagse samenleving. De dienst OCW is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van beleid en de uitvoering op het gebied van onderwijs, sport, cultuur, jeugd, maatschappelijke ondersteuning en publieke gezondheid. De uitvoeringsorganisaties GGD Haaglanden en Veilig Thuis Haaglanden, die werken voor de negen gemeenten in Haaglanden, zijn ook een onderdeel van OCW.

Je komt terecht in een hecht en gezellig team van vier secretaresses, waar samenwerking centraal staat. We vervangen elkaar tijdens vakanties en ondersteunen elkaar waar nodig, zodat het werk altijd door kan gaan. Het is een energiek team met ervaren collega’s waarin iedereen zijn eigen verantwoordelijkheden heeft.

• Werklocatie: Spui 70
• Werkdagen: maandag t/m vrijdag
• Werktijden: In overleg

sollicitatie

Kun jij je helemaal vinden in deze vacature? Solliciteer dan snel!

Let op: zonder motivatie nemen we je sollicitatie niet in behandeling.