Administratief medewerker evenementen

• Amsterdam
• € 2.700 - 3.831 per maand
• 36 uur, 5 dagen per week
• Ondersteunend onderwijs
• Gemeente Amsterdam

In de functie van administratief medewerker kom je te werken in het stadhuis, waar ook het bestuur, zoals de gemeenteraad, de burgemeester en wethouders, is gehuisvest. Dit zorgt voor een dynamische omgeving waar veel gebeurt. Dagelijks heb je te maken met collega's die een vergadering of bijeenkosmt willen organiseren. Je helpt hen met het vinden van een geschikte ruimte en de benodigde faciliteiten voor hun bijeenkomst. Hiermee ondersteun je collega's en het bestuur in het bereikenv an doelen voor de stad. Het is een dynamische functie met veel contact met collega's.

wie ben jij

Ben jij een organisatorisch talent en ook nog eens goed in organiseren? Lees dan snel verder, want dan zoeken wij jou! We zoeken iemand met ervaring met plannen en het organiseren van bijeenkomsten. Als je dan ook nog ervaring hebt met reserveringssystemen en planningssystemen, zoals Topdesk, Planon of vergelijkbaar, dan is dat helemaal fijn! Een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is een absolute vereiste.

• Ervaring met plannen en organiseren van bijeenkomsten.
• Ervaring met reserveringssystemen en planningssystemen.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Ervaring in klantcontact, fysiek of telefonisch.

wat ga je doen

Op dagelijkse basis voorzie je collega's over informatie over beschikbare ruimtes en faciliteiten en je begeleidt hen door het aanvraagproces. Je bent verantwoordelijk voro de verwerking van aanvragen via telefoon, e-mail en het reserveringssysteem Topdesk. Bij complexe verzoeken schakel je met de evenementencoördinator en informeer je de aanvrager. Daarnaast monitor je de voortgang en naleving van afspraken tot aan de uitvoeringsdatum en houd je de klant op de hoogte van de status.

• Beantwoorden van telefoon, mail en persoonlijke vragen van collega's over het reserveren van vergaderzalen en evenementen.
• Prioriteren en verwerken van binnengekomen reserveringsaanvragen via telefoon, email en Topdesk.
• Doorsturen van complexe verzoeken naar e Evenementencoördinatoren en de aanvragers hiervan op de hoogte stellen.
• Ondersteunen van de Evenementencoördinator door afspraken vast te leggen, reserveringen in te voeren en laatste controles uit te voeren voor evenementen.

waar ga je werken

De Gemeente Amsterdam wil een werkgever zijn waar alle collega's zich gezien en gewaardeerd voelen. Verschillen tussen collega's worden gekoesterd, verschillen zorgen namelijk voor betere resultaten voor de organisatie en de stad. De Gemeente streeft daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij de Gemeente ben je van harte welkom!

sollicitatie

Ga jij aan de slag als Medewerker Ondersteuning? Solliciteer dan uiterlijk 22 november om 12.00 uur met je CV en motivatiebrief en laat ons zien waarom jij de perfecte kandidaat bent!

Let op: bij voldoende kandidaten sluit de vacature eerder, dus wacht niet te lang!

Heb je toch nog een vraag? Mail dan naar gemeenteamsterdam@tempo-team.nl of bel 020 - 532 2214.