Secretaresse

• Maastricht
• 32 - 36 uur, 4 - 5 dagen per week
• HBO
• Provincie Limburg

Heb jij ervaring als secretaresse, kun je snel schakelen, ben je sterk in plannen en organiseren en heb je een proactieve, flexibele houding? Kortom, ben je bent een echte vliegende keep met een sterk aanpassingsvermogen en die het leuk vindt om steeds nieuwe uitdagingen aan te gaan? Dan is de Provincie Limburg op zoek naar jou!

wie ben jij

Het Gedeputeerde Staten Secretariaat van de Provincie Limburg verzorgt alle secretariële en ondersteunende werkzaamheden voor de gedeputeerden en is het visitekaartje van de bestuurlijke organisatie. Bij afwezigheid van een vaste GS-secretaresse, spring jij als flexibele bestuursmedewerker GS-secretariaat in en houdt het GS-secretariaat draaiende. Hiervoor kun je snel schakelen, beschik je over uitstekende communicatieve vaardigheden, ben je klantgericht, sterk in plannen en organiseren en heb je een proactieve, flexibele houding. Op het moment dat het GS-secretariaat weer optimaal bemenst is, ben jij aan de slag met andere passende werkzaamheden binnen het cluster. Van belang is dat jij:

• Het vak van bestuurs-/managementsecretaresse goed beheerst;
• De hand er niet voor omdraait om op flexibele basis voor verschillende bestuurders te werken;
• Teamgevoel hebt en collega’s graag ondersteunt en helpt;
• Pro-actief is en oplossingsgericht werkt;
• Bedreven bent met MS Office;
• Goed mondeling en schriftelijk uitdrukkingsvaardig bent in de Nederlandse taal;
• Beschikbaar bent in vakantieperiodes, met uitzondering van de dagen waarop de Provincie gesloten is (denk aan: Kerstmis, nieuwjaarsdag, carnaval, Hemelvaartsdag en 1e Paasdag) en bereid bent om incidenteel ook in de avonduren beschikbaar te zijn;
• Ervaring heeft als bestuurssecretaresse bij een overheid (pré).

wat ga je doen

Als secretaresse heb je een unieke rol binnen de organisatie. Je vervangt secretaresses tijdens afwezigheid. Flexibiliteit en het vermogen om snel te schakelen zijn essentieel, aangezien je steeds in een ander team wordt ingezet met soms wisselende werktijden. Aangezien je steeds onderdeel wordt van een nieuw subteam kun jij goed omgaan met veranderingen. Je weet hoe je prioriteiten moet stellen en vindt het leuk om verschillende taken uit te voeren en voor verschillende bestuurders te werken. Jouw voornaamste taken zijn:

• Ondersteunen van de gedeputeerden met secretariële werkzaamheden van agendabeheer tot het ontvangen van gasten;
• Afstemmen en samenwerken met de bestuurs- en
• communicatieadviseurs van de gedeputeerden;
• Het eerste aanspreekpunt zijn voor in- en externe
• relaties en instanties;
• Binnenkomende mails en telefoongesprekken op inhoud selecteren en prioriteren of indien mogelijk zelf de benodigde informatie te verstrekken;
• Overleg met de betrokken organisatieonderdelen met als doel de bestuurder(s) op de juiste tijd van de juiste informatie en vergaderstukken te voorzien.
• Het verrichten van overkoepelende administratieve werkzaamheden binnen het cluster waaronder het actualiseren en optimaliseren van (werk)processen, het coördineren en bewaken van de centrale werkprocessen en activiteiten van de bestuurssecretariaten.

waar ga je werken

In deze functie maak jij deel uit van het cluster Secretariële en Administratieve Ondersteuning (S&A). Hier maken we werk van de persoonlijke en professionele ontwikkeling van onze ondersteuners. Vanuit dit cluster zijn 55 secretariële en administratieve professionals verspreid over de organisatie aan het werk voor Limburg. S&A is daarmee de professionele dienstverlener die de Provincie Limburg optimaal faciliteert in de ondersteuning van gedeputeerden, directie, managers en clusters.

sollicitatie

Ben jij dé ervaren management / bestuurs secretaresse die de Provincie Limburg goed kan gebruiken? Druk dan direct op die solliciteerknop!