Managementondersteuner Directie Projectmanagementbureau

• Amsterdam
• € 3.014 - 4.244 per maand
• 36 uur, 5 dagen per week
• MBO
• Gemeente Amsterdam

Ben jij een ervaren managementondersteuner die uitstekend kan plannen, mailboxen kan beheren én kan notuleren? Ben jij het komende jaar fulltime beschikbaar en ben jij klaar voor een uitdaging bij de Gemeente Amsterdam? Lees snel verder!

wie ben jij

Om aan de slag te kunnen gaan als managementondersteuner van de directie Projectmanagementbureau bij de Gemeente Amsterdam neem jij het volgende mee:

• Minimaal een mbo-4 diploma in de richting van managementondersteuning, directiesecretaresse of bijvoorbeeld Schoevers.
• Minimaal 3 jaar ervaring als directiesecretaresse of managementassistent. Gedurende deze jaren deed je ervaring op met complex agendabeheer in een soortgelijke organisatie en met Outlook, Word, Excel en PowerPoint. Ervaring met iBabs is een pre.
• Aantoonbare ervaring met het organiseren van overleggen, notuleren en omgaan met vertrouwelijke en privacygevoelige informatie.

wat ga je doen

Als nieuwe managementondersteuner ga je het directiesecretariaat van het Projectmanagementbureau versterken.
Dit doe jij op een gemiddelde werkdag:

• Beheren van de planning en agenda’s van de directeuren.
• Verzorgen van inkomende en uitgaande (mail)correspondentie.
• Plannen en voorbereiden van gesprekken en vergaderingen en zorgen dat de juiste stukken verzameld worden.
• Zorgdragen voor de wekelijkse verslaglegging (notuleren) van directie- en teamoverleggen, en het opvolgen van de daaruit voortvloeiende acties in nauwe samenwerking met de directiesecretaris.
• Plannen en organiseren van bijeenkomsten en evenementen.
• Allerlei administratieve taken, bijvoorbeeld digitale archivering of het maken van een PowerPoint-presentatie.
• Waarnemen van de werkzaamheden en taken voor je directe collega bij afwezigheid en verlof.

waar ga je werken

De directie van het Projectmanagementbureau bestaat uit één algemeen directeur en drie directieleden. Momenteel is er één managementondersteuner werkzaam en is uitbreiding op korte termijn zeer wenselijk. Voor het directielid, waarvoor je zult gaan werken ben jij de steun en toeverlaat.
Een deel van de taken voer je zelfstandig uit, maar vaak werk je ook samen met jouw directe collega van het directiesecretariaat of met andere afdelingen binnen het PMB.
De vaste locatie van waaruit gewerkt gaat worden is bij het Projectmanagementbureau aan de Weesperstraat 432. Voor deze functie geldt een fysieke aanwezigheidsplicht en een gegarandeerde bezetting van het directiesecretariaat. In overleg met de unitmanager en het werkrooster is maximaal één thuiswerkdag bespreekbaar.

• De Gemeente Amsterdam wil een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega's zich gezien en gewaardeerd voelen. Dus wie jij ook bent: je bent van harte welkom!

sollicitatie

Kun jij je helemaal vinden in deze vacature? Solliciteer dan voor vrijdag 30 augustus 12:00u met je CV én gerichte motivatiebrief!
Let op: bij voldoende sollicitanten sluit de vacature eerder.

Heb je nog vragen? Mail dan naar gemeenteamsterdam@tempo-team.nl of bel 020 - 532 22 14.