0

Vergaderen saai?! Maak de vergadering effectief en leuk!

28 februari 2020

Joehoe! Het is weer maandag. De koffie staat klaar en de eerste vergadering begint zoals gewoonlijk nét iets te laat. En dan? ‘Waar zullen we het vandaag eens over hebben…’ Dat klinkt niet heel effectief. Saaie werkoverleggen zijn gelukkig ook helemaal niet nodig! Wedden? Met onze tips maak jij van je ver-ga-de-ring een ver-a-de-ming. Iedereen blij! Yes! 🎉

Waarom is een goede vergadering belangrijk?

Vergaderen, het hoort erbij. Samen overleggen en besluiten nemen, brengt je namelijk verder. En als je effectief doet, is het ook nog eens heel leuk! Het geeft een berg energie en daarna weet je precies waar je staat. Daardoor kan iedereen z’n werk goed doen. Teambuilding, dus! Dan moet je het natuurlijk wel effe goed doen, maar da’s een makkie. Na deze tips wil jij elke dag vergaderen. 😉

Pimp je vergadering met deze tips

Zo vergader je effectiever…

  1. Bedenk van tevoren goed wie er nodig zijn, dan voegt iedereen iets toe aan de vergadering. Het is vervelend als iemand erbij zit zonder iets te zeggen. Denk dus goed na over wie je bij de vergadering betrekt.
  2. Vergader alleen als dat écht nodig is. Ga bij jezelf na wat de toegevoegde waarde van het overleg is. Gaat er iets mis als je het overleg niet voert? Dan is je vergadering noodzakelijk. Zo niet, schrijf gewoon een mailtje.
  3. Laat de vergadering zo’n 60 minuten duren, dat dwingt je om de onderwerpen bondig te houden. Ook is na een uur de concentratie van de meeste collega’s weg. Zo houd je de focus van iedereen erbij! Lastig om de tijd bij te houden? Zet dan eens een wekker en kijk hoe dat gaat. 
  4. Start op tijd en eindig op tijd, simpel. De tijd van jouw werknemers is toch ook duurzaam? Verspil het daarom niet!
  5. Begin bij het einde, want meteen to the point komen is voor iedereen duidelijk. Start je vergadering dus met een samenvatting, ook al voelt het onnatuurlijk. Yes, het werkt echt!
  6. Stel duidelijke agendapunten op, dan weten je collega’s waar ze aan toe zijn. Ook handig als je ze van tevoren deelt, zodat iedereen is voorbereid. Lekker, toch?
  7. Prioriteer agendapunten; een erg belangrijke tip voor een geslaagde vergadering. De belangrijkste punten krijgen voorrang, voor het geval je eerder moet afronden. Jaaa, check?

… en zo vergader je leuker!

  1. Start met een ijsbreker, bijvoorbeeld een grapje of een spelletje. Je kan ook een ronde doen waarin iedereen z’n wensen en/of doelen deelt. Ook kan je nieuwe successen van het bedrijf delen. Zo is iedereen meteen betrokken! Tsjakka!

  2. Ga eens naar buiten! Een vergadering hoeft toch niet altijd op kantoor te zijn? Buiten de deur zijn er genoeg inspirerende plekken. Van cafés in de binnenstad, tot aan picknicktafels in het park. Haal die frisse neus! Superleuk.

  3. Doorbreek routines door de vergadering eens héél anders te beginnen. Bedenk iets creatiefs zoals een quiz, wandeling, yogasessie of iets lekkers te eten. Zo heeft iedereen direct de creativiteit te pakken! 

  4. Organiseer een lunch, want iedereen houdt toch van eten? Met een lunch maak je de vergadering leuker en informeler. En: het is een superfijne pauze! Kan je daarna weer vol aan de bak.

  5. Maak er een happy hour van! Hoe leuk kan vergaderen zijn? Plan aansluitend aan je meeting een vrijmibo, of start het happy hour gewoon tijdens je vergadering. Dat levert een informele werksfeer op. Gezelliggg!

Weet je wat ook slim is? Verzamel achteraf feedback van je collega’s. Dan weet je precies wat je de volgende vergadering beter kan doen. Als dat nog mogelijk is na deze tips... 😉

Anderen lezen ook: